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实现数字化

密封改造


介绍

作为电子签名和数字交易管理DTM的全球领导者,DocuSign通过授权任何人以信任和信心在任何设备上随时随地进行交易,正在改变业务方式,DocuSign使各个行业和地区的个人和组织都能做出每个决定的批准。工作流程和签名全数字化

DocuSign是一项快速发展的业务总部位于旧金山,拥有全球信任网络国家/地区的公司数量超过了公司,用户数超过百万

DocuSign帮助组织实现数字化转型像其客户一样,DocuSign自身的转型要求技术文化和流程方面的领导地位,以消除其业务范围内的印刷传真扫描和隔夜纸质文档DocuSign的法律团队帮助领导了转型和建模方式

挑战

根据Scott Trainor副总法律顾问副总裁的说法,法律团队通常会收到整个企业的合同支持请求,以最终确定与客户,合作伙伴,供应商和投资者的新协议,还是了解现有合同条款。很难找到以便快速轻松地查看

DocuSign成立于世界各地,自那时起已发展成为拥有超过员工人数的公司。该公司已有13年的合同历史。在政策程序和流程定义不明确的早期,公司中的大多数人都可以拥有任何人的完全执行版本给定的合同增加了培训师合同并非总是提供给法律团队或法律团队很容易获得

采购团队面临另一个挑战,在高支出领域,他们经常被要求与即将终止的合同日期签订合同,而没有适当的工具,这是一项高度手动且费时的工作

在公司推出了杂技的职能团队,以改善合同处理的可见性和访问性,其中包括探索和审查软件解决方案,这些解决方案可作为所有DocuSign合同的可搜索存储库,而鉴于合同中所包含信息的敏感性质,因此可以提供基于角色的安全访问权限,此外,它还应符合DocuSign用于评估企业应用程序的标准考虑因素,例如用户体验,易于实施的安全性以及其他考虑因素最后,该解决方案将需要满足预算时间和内部IT资源限制

最初的探索使该团队找到了合同生命周期管理CLM解决方案,但是他们很快意识到,即使实施了CLM解决方案,他们仍然需要解决将合同从多个存储库迁移到CLM系统的问题。即使将所有现有合同都迁移到CLM中,提取这些合同上的元数据也将是一项艰巨的任务。

解决方案

实施Seal有助于我们确定畜牧合同从一个数字系统数量跨越公司迅速容易

斯科特教练副秘书长

Seal Software的解决方案易于使用,内置了许多常用搜索功能,并且使用简单易用的工具来设计新搜索Seal还具有与包括Apttus Trainor在内的多个CLM解决方案的现成集成,指出Seal的实现有助于我们识别和确定合同从整个公司的多个系统中快速轻松地获取DocuSign与Apttus DocuSign选择的CLM系统一起投资了Seal软件,Seal Software将帮助发现合同并将其迁移到CLM系统中,并分析超出可用元数据的合同。虽然初始设置涉及IT团队,但Seal系统的常规用户约占六名用户在公司的法律团队

Seal的合规性和安全性标准符合DocuSign的严格标准Seal经过严格的安全性评估,涉及架构审查和安全审查委员会的批准

除了解决方案本身之外,DocuSign做出决定的一个重要因素是,Seal已成功部署在旧金山湾区的多家领先SaaS公司中,DocuSign以此为基准进行了测试。团队对Seal解决方案的正ROI充满信心

Seal使DocuSign能够对我们的利益相关者做出快速反应并明智地使用我们的法律资源

斯科特教练副秘书长

此外,该组织已经能够定义其流程,以将Seal的发现和分析与其合同生命周期管理CLM系统进行同步,这是其流程改进计划第二阶段的一部分

结果

实施Seal系统大约需要花费DocuSign时间几周,并且需要花费一周的时间。上半年实施过程中涉及的主要DocuSign资源是IT程序经理和系统工程师,而下半年实施过程中需要法律团队的参与

最终,DocuSign能够将其所有合同迁移到他们的CLM系统中。根据Trainor Seal的介绍,DocuSign能够对我们的利益相关者做出极大的反应,并能够明智地利用我们的法律资源。团队和客户不满意的驱动因素借助Seal,我们几乎消除了所有手动搜索,这使我和我的团队效率更高,同时提高了团队士气。Seal帮助我们更快更好地完成工作

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